Denna integritetspolicy beskriver hur Excelia Law Firm AB behandlar personuppgifter i samband med Excelias webbplats, klientportal och kommersiella avtalstjänst.

1. Personuppgiftsansvarig

Excelia Law Firm AB, organisationsnummer 559111-0092, är personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs i denna policy.

Adress: Björnstigen 113, 170 72 Solna, Sverige
E-post: info@excelialawfirm.com

Excelia har inte utsett något dataskyddsombud. Frågor om personuppgifter och begäran om att utöva rättigheter skickas till adressen ovan.

2. Vilka personer och uppgifter policyn omfattar

Excelia kan behandla personuppgifter om:

• besökare på webbplatsen;
• personer som kontaktar Excelia eller företräder en potentiell kund;
• kundföreträdare, behöriga portalanvändare och fakturakontakter;
• enskilda näringsidkare som beställer tjänsten för sin verksamhet; och
• personer som förekommer i uppladdade avtal eller annat uppdragsmaterial, exempelvis anställda, styrelseledamöter, firmatecknare, konsulter, rådgivare och företrädare för kunder, leverantörer eller avtalsparter.

Beroende på sammanhanget kan uppgifterna omfatta:

• namn, arbetsgivare, befattning, roll och kontaktuppgifter;
• konto-, inloggnings- och autentiseringsuppgifter;
• bolags-, fakturerings- och betalningsinformation;
• uppdragsinformation, klientinstruktioner och korrespondens;
• uppladdade avtal, bilagor, kommentarer och ändringsförslag;
• Excelias analyser, redlines och Risk & Negotiation Summaries;
• teknisk information, såsom IP-adress, enhets- och webbläsarinformation, tidsstämplar samt säkerhets- och aktivitetsloggar;
• AI-indata, AI-utdata och relaterat arbetsmaterial; och
• information om support, klagomål, rättelser, leveransfel, avbeställningar och rättsliga anspråk.

Uppgifterna kommer normalt från den registrerade, kundföretaget, uppladdade dokument, e-post, webbplatsen eller portalen. Excelia kan även hämta relevanta företags- och kontaktuppgifter från offentliga bolagsregister, företagswebbplatser, LinkedIn och andra offentliga affärskällor samt från tjänsteleverantörer.

3. Excelias roll för uppladdade avtal

Excelia är självständigt personuppgiftsansvarig när personuppgifter i kundens uppladdade avtal och instruktioner behandlas som en del av Excelias professionella avtalstjänst. Det beror på att Excelia självständigt bedömer hur uppgifterna behöver analyseras och användas för att lämna juridisk och kommersiell rådgivning.

Excelia är därför normalt inte kundens personuppgiftsbiträde för den ordinarie avtalstjänsten och ingår inte rutinmässigt personuppgiftsbiträdesavtal enligt artikel 28 GDPR med kunden för den tjänsten. Excelias teknikleverantörer kan däremot behandla personuppgifter för Excelias räkning enligt tillämpliga personuppgiftsbiträdesavtal.

Kunden ansvarar för att ha rättslig grund och behörighet att lämna dokument och personuppgifter till Excelia och för att, när det krävs, informera berörda personer om att deras uppgifter kan lämnas till externa professionella rådgivare.

4. Varför Excelia behandlar personuppgifter och med vilken rättslig grund

Förfrågningar, offerter och kundadministration

Excelia behandlar kontakt-, företags- och uppdragsuppgifter för att besvara förfrågningar, bedöma uppdrag, lämna offerter, administrera kundrelationer och kommunicera med kundföreträdare. För bolagskunder grundas behandlingen på Excelias berättigade intresse av att erbjuda och administrera tjänsten. När en enskild näringsidkare själv är avtalspart grundas behandlingen, i tillämpliga delar, på åtgärder före avtal eller fullgörande av avtal.

Portalkonton och tjänstens genomförande

Excelia behandlar konto- och uppdragsuppgifter, uppladdade avtal, instruktioner, arbetsmaterial och leverabler för att tillhandahålla portalen och utföra den avtalade granskningen. För bolagskunder grundas behandlingen på Excelias och kundens berättigade intressen av att genomföra den professionella tjänsten. För en enskild näringsidkare kan behandlingen i stället vara nödvändig för att fullgöra avtalet.

AI-assisterad analys

Excelia kan använda AI-baserade företagstjänster som stöd vid första analys, riskidentifiering, förslag till avtalsändringar, utkast till sammanfattningar och förhandlingsargument. Behandlingen sker för samma ändamål och med samma rättsliga grund som den professionella avtalstjänsten. AI-stödet ersätter inte den ansvariga juristens bedömning.

Fakturering, bokföring och rättsliga skyldigheter

Excelia behandlar faktura-, betalnings- och transaktionsuppgifter för fakturering, bokföring, skatt och andra lagstadgade skyldigheter. Behandlingen grundas främst på rättslig förpliktelse och, där det behövs, på Excelias berättigade intresse av att administrera och få betalt för tjänsten.

Säkerhet och förhindrande av missbruk

Excelia behandlar konto-, autentiserings-, enhets-, nätverks- och logguppgifter för att skydda webbplatsen, portalen, klientinformation och Excelias system, hantera incidenter och förebygga obehörig åtkomst, bedrägeri och missbruk. Behandlingen grundas på Excelias och kundernas berättigade intresse av en säker tjänst.

Klagomål, rättelser och rättsliga anspråk

Excelia behandlar relevanta uppgifter för att utreda klagomål och leveransfrågor samt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Behandlingen grundas på berättigade intressen och, när tillämpligt, rättslig förpliktelse.

B2B-marknadsföring

Excelia kan använda proportionerliga företags- och yrkeskontaktuppgifter för bolagsinriktad marknadsföring och prospektering. Behandlingen grundas på Excelias berättigade intresse av att marknadsföra relevanta B2B-tjänster. Excelia följer även tillämpliga svenska regler för den marknadsföringskanal som används.

Du har alltid rätt att invända mot behandling för direktmarknadsföring. När du invänder upphör Excelia att behandla dina personuppgifter för det ändamålet.

Nödvändiga tekniker och eventuellt samtycke

Nödvändiga cookies och liknande tekniker kan användas för inloggning, säkerhet och portalens funktion. I den mån behandlingen omfattar personuppgifter grundas den normalt på Excelias berättigade intresse av att tillhandahålla en fungerande och säker tjänst. Om Excelia i framtiden inför en icke-nödvändig teknik som kräver samtycke används den först efter giltigt samtycke.

När uppgifter måste lämnas

Uppgifter som anges som obligatoriska vid registrering, offertförfrågan eller beställning behövs normalt för att Excelia ska kunna identifiera Kunden och dess behöriga företrädare, bedöma och utföra Uppdraget, leverera resultatet eller fakturera. Om nödvändiga uppgifter eller dokument inte lämnas kan Excelia inte skapa eller upprätthålla kontot, lämna eller acceptera en offert eller utföra tjänsten.

5. Känsliga och särskilt skyddsvärda uppgifter

Kunder uppmanas att inte ladda upp känsliga personuppgifter, personnummer, uppgifter om lagöverträdelser, uppgifter om barn eller betalkortsinformation om det inte är nödvändigt för avtalstjänsten.

Excelia behandlar sådan information endast när behandlingen är nödvändig, proportionerlig och tillåten enligt tillämplig lag. Excelia kan begränsa, radera eller avböja olämpligt eller onödigt material. Vanliga personuppgifter som är relevanta i kommersiella avtal, såsom namn, befattningar, arbetsrelaterade kontaktuppgifter och uppgifter om firmatecknare, behöver inte rutinmässigt tas bort.

6. AI och mänsklig granskning

AI kan hjälpa till med analys och utkast, men varje avtal, väsentligt ändringsförslag och slutlig leverans genomgår en självständig och materiell granskning och ett godkännande av jurist innan den lämnas till kunden. Ingen leverans baseras enbart på AI-utdata.

Excelia använder inte identifierbar eller konfidentiell klientinformation för generell utveckling av Excelias Legal Playbook, benchmarking, exempel för andra kunder, träning av AI-system eller allmän produktutveckling. Excelia får använda oåterkalleligt anonymiserade och icke-konfidentiella generella lärdomar och professionellt kunnande.

Excelia fattar inte beslut om personer som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga eller motsvarande betydande konsekvenser för dem.

7. Vilka som kan få del av uppgifterna

Personuppgifter kan lämnas till eller behandlas av:

• Base44, för webbplats, portal, autentisering, databas, dokumenthantering och relaterad teknisk infrastruktur;
• OpenAI och ChatGPT Business eller motsvarande AI-företagstjänst, för AI-assisterad professionell analys;
• Microsoft 365, för e-post och affärskommunikation;
• Bokio, för fakturering och bokföring;
• behöriga anställda, konsulter, externa jurister eller andra kvalificerade underleverantörer som behöver uppgifterna för uppdraget och omfattas av lämpliga sekretess-, dataskydds- och säkerhetskrav;
• professionella rådgivare och försäkringsgivare när det behövs för rådgivning, försäkringsärenden eller rättsliga anspråk; och
• domstol, myndighet eller annan mottagare när utlämnande krävs enligt lag eller är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Leverantörernas roller bestäms av den faktiska behandlingen. De kan vara personuppgiftsbiträden, underbiträden eller självständigt personuppgiftsansvariga för viss behandling.

8. Överföringar utanför EU/EES

Vissa leverantörer kan lagra, behandla eller ge åtkomst till personuppgifter utanför EU/EES, bland annat i USA. När GDPR kräver det använder Excelia en tillåten överföringsmekanism, exempelvis:

• ett tillämpligt beslut om adekvat skyddsnivå, däribland EU–US Data Privacy Framework när mottagaren omfattas av det; eller
• EU-kommissionens standardavtalsklausuler tillsammans med kompletterande skyddsåtgärder när det behövs.

Kontakta Excelia om du vill ha mer information om de skyddsåtgärder som gäller för en viss överföring.

9. Hur länge uppgifterna sparas

Excelia sparar personuppgifter endast så länge de behövs för respektive ändamål, med följande normala tider:

• Övergivna eller ofullständiga inskick: uppladdade dokument och onödigt uppdragsinnehåll raderas efter 30 dagars inaktivitet.
• Avböjda uppdrag: uppladdade avtal och filer raderas 30 dagar efter att uppdraget avböjts. En minimal administrativ notering sparas i 12 månader.
• Offerter som inte accepteras: offert och minimal administrativ notering sparas i 6 månader efter offertens sista giltighetsdag.
• Allmänna förfrågningar som inte blir uppdrag: normalt 12 månader efter senaste meningsfulla kontakt.
• Tillfälliga, lokala och mellanliggande arbetskopior: normalt högst 30 dagar efter leverans när de inte längre behövs.
• ChatGPT Business-tråd och annat AI-arbetsmaterial för uppdraget: normalt 30 dagar efter leverans. Leverantörens radering sker enligt dess tillämpliga raderingsprocess.
• Slutförda, accepterade uppdrag: den auktoritativa kärnuppdragsakten sparas i 10 år efter slutförande eller leverans. Den kan omfatta den granskade originalversionen, slutlig redline, slutlig Risk & Negotiation Summary, accepterad offert, accepterade villkor och acceptbevis, väsentliga instruktioner, leveransbevis samt väsentliga rättelse-, klagomåls- eller tvistuppgifter.
• Inaktiva portalkonton: onödiga kontouppgifter raderas eller kontot stängs normalt efter 2 års inaktivitet. Uppdragsakter som fortfarande omfattas av en annan lagringstid bevaras.
• Säkerhets- och granskningsloggar som Excelia kontrollerar: normalt 12 månader.
• Räkenskapsinformation: under den svenska lagstadgade arkiveringstiden, normalt sju år efter utgången av det kalenderår då det relevanta räkenskapsåret avslutades.

Vid incident, utredning, klagomål, tvist eller rättsligt bevarande kan relevanta uppgifter sparas längre, till dess att frågan är avslutad och fortsatt lagring inte längre behövs. Oåterkalleligt anonymiserad information kan sparas utan den tidsbegränsning som gäller för personuppgifter.

10. Säkerhet

Excelia tillämpar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder utformade för att skydda personuppgifter och konfidentiell information mot obehörig åtkomst, ändring, förlust och utlämnande. Åtgärderna kan bland annat omfatta åtkomstkontroll, autentisering, kryptering, säker dokumenthantering, loggning, övervakning, lämpliga leverantörskrav och incidenthantering.

Ingen digital tjänst är helt riskfri. Kunder ska skydda sina inloggningsuppgifter och omedelbart kontakta Excelia vid misstänkt obehörig åtkomst.

11. Dina rättigheter

Beroende på omständigheterna har du rätt att:

• få information om och tillgång till dina personuppgifter;
• få felaktiga uppgifter rättade;
• begära radering eller begränsning av behandling;
• invända mot behandling som grundas på berättigade intressen;
• alltid invända mot direktmarknadsföring;
• få ut vissa uppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format när rätten till dataportabilitet gäller; och
• återkalla ett samtycke när en behandling faktiskt grundas på samtycke.

Rättigheterna gäller inte utan undantag. Excelia kan exempelvis behöva behålla uppgifter för bokföring, rättsliga skyldigheter, avtalsadministration eller rättsliga anspråk. Excelia kan behöva kontrollera din identitet innan en begäran hanteras.

Skicka din begäran till info@excelialawfirm.com.

Du har även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), www.imy.se.

12. Ändringar

Excelia kan uppdatera denna policy när behandlingen, tjänsten eller tillämpliga regler ändras. Den aktuella versionen publiceras tillsammans med datum för senaste uppdatering. Den svenska versionen gäller vid avvikelse mellan språkversionerna.